Control de caducidades y lotes: cómo reducir la merma en una farmacia institucional
Un medicamento caduco es presupuesto ya ejercido que nunca llegó al paciente. A diferencia del faltante, que se nota de inmediato, la merma por caducidad es silenciosa: se acumula en anaquel durante meses y solo aparece cuando ya no hay nada que hacer con el producto.
Controlarla no requiere tecnología sofisticada. Requiere un método consistente, dos o tres indicadores y disciplina en la recepción. Este artículo ordena esas tres piezas.
Por qué se genera la merma
Las causas se repiten en casi cualquier unidad:
- Recepción sin criterio de vida útil remanente. Se acepta producto con caducidad corta porque «todavía está vigente», y se convierte en merma antes de rotar.
- Rotación por ubicación y no por caducidad. Se surte lo que está al frente del anaquel, no lo que vence primero.
- Sobreestimación de la demanda. Un pedido dimensionado por encima del consumo real deja excedente que no alcanza a consumirse.
- Claves de baja rotación tratadas como las de alta. Un antibiótico de uso frecuente y un medicamento de uso excepcional no pueden pedirse con el mismo criterio de volumen.
- Fraccionamiento de lotes sin registro. Cuando el traspaso entre unidades no queda documentado, se pierde la trazabilidad y con ella el control de vencimiento.
FEFO: el método que sí corresponde a medicamentos
En almacenes generales suele aplicarse PEPS —primeras entradas, primeras salidas—, que despacha según orden de llegada. En medicamentos ese criterio es insuficiente, porque un lote recibido después puede vencer antes.
El método correcto es FEFO (first expired, first out): primero se despacha lo que caduca primero, sin importar la fecha de recepción. Aplicarlo exige tres condiciones:
- Que la fecha de caducidad esté registrada al momento de la recepción, no al momento del despacho.
- Que el acomodo físico refleje el orden de vencimiento, con el producto de caducidad más próxima al frente.
- Que el sistema —o la hoja de control, si aún es manual— ordene por caducidad y no por fecha de alta.
Sin esas tres condiciones, FEFO es una política declarada que no se cumple en la práctica.
Vida útil remanente: el criterio de recepción que más ahorra
La medida preventiva de mayor impacto se aplica antes de que el producto entre al almacén: exigir un porcentaje mínimo de vida útil remanente al momento de la recepción.
Se expresa como proporción de la vida útil total del producto, o como número mínimo de meses restantes al vencimiento. La lógica es simple: si una clave tarda en promedio ocho meses en consumirse, recibir producto con seis meses de vigencia garantiza merma.
Este criterio debe quedar por escrito en el contrato o en las bases de la convocatoria, no como acuerdo verbal con el proveedor. Un distribuidor con operación ordenada puede comprometerlo; uno que no controla la antigüedad de su propio inventario, no. Es uno de los criterios de evaluación que recomendamos verificar en nuestra guía sobre cómo elegir un proveedor farmacéutico confiable.
Trazabilidad por lote: para qué sirve realmente
Registrar el lote no es un requisito burocrático. Es lo que permite responder tres preguntas cuando algo sale mal:
- ¿Dónde está el producto afectado? Ante un retiro de lote ordenado por la autoridad sanitaria o por el titular del registro, la unidad debe poder localizar todas las piezas de ese lote en cuestión de horas, no de días.
- ¿A quién se le dispensó? En claves de alto riesgo, la trazabilidad hasta el punto de dispensación es lo que permite dar seguimiento clínico.
- ¿Qué condiciones tuvo? El lote vincula el producto con su historial de almacenamiento, especialmente relevante en productos que requieren cadena de frío.
La normativa de etiquetado exige que número de lote y fecha de caducidad aparezcan en envase primario y secundario. El registro interno debe capturar ambos datos desde la recepción y conservarlos hasta la salida.
Tres indicadores para gestionar con datos
1. Merma por caducidad. Valor del producto vencido en el periodo, sobre el valor total consumido. Es el indicador de resultado. Un dato aislado dice poco; la tendencia por trimestre y el desglose por clave dicen todo.
2. Producto por vencer a 90 y a 180 días. Indicador de anticipación. Es el que permite actuar: redistribuir entre unidades, priorizar en despacho o gestionar canje con el proveedor mientras aún hay margen.
3. Rotación por clave. Consumo promedio mensual contra existencia. Detecta las claves sobreinventariadas antes de que se conviertan en merma y, en el extremo opuesto, las que están cerca del faltante.
Este último indicador conecta los dos problemas que parecen opuestos pero comparten origen: la merma y el desabasto son, ambos, fallas de planeación de la demanda.
Rutina mínima de control
Una operación ordenada no necesita más que esto:
- En cada recepción: verificar caducidad contra el mínimo pactado, registrar lote y fecha, rechazar lo que no cumpla. El rechazo debe ocurrir en el andén, no después de dar entrada.
- Semanal: revisión física del anaquel con acomodo por vencimiento.
- Mensual: reporte de producto por vencer a 90 y 180 días, con acción asignada por clave.
- Trimestral: conciliación de merma y ajuste de los parámetros de pedido de las claves con desviación.
- Anual: revisión de criterios de vida útil remanente por familia de producto.
Las condiciones físicas del almacén son la otra mitad de la ecuación: un producto correctamente rotado pero mal conservado se pierde igual. Lo desarrollamos en buenas prácticas de almacenamiento y distribución.
El papel del proveedor
Buena parte de la merma se origina fuera de la unidad médica. Un distribuidor que rota su propio inventario entrega producto con vida útil amplia; uno que no lo hace traslada su problema al cliente en forma de caducidades cortas.
En HISA Farmacéutica manejamos control de lote y caducidad desde la recepción en nuestro almacén hasta la entrega, con despacho bajo criterio de vencimiento. Atendemos instituciones públicas y privadas con capacidad de abasto en alto volumen.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre PEPS y FEFO?
PEPS despacha por orden de entrada; FEFO despacha por orden de vencimiento. En medicamentos corresponde FEFO, porque un lote recibido después puede caducar antes.
¿Qué vida útil remanente conviene exigir en la recepción?
Depende del tiempo promedio de consumo de cada clave. El criterio práctico es que la vigencia restante supere con holgura ese periodo, y que quede establecido por escrito en el contrato.
¿Qué hacer con el medicamento caduco?
No puede desecharse como residuo común. Debe segregarse, identificarse como no apto para uso, resguardarse en área separada y gestionarse conforme a la normativa aplicable en materia de residuos, con el registro documental correspondiente.
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